Para miles de trabajadores en España, un formulario aparentemente sencillo tiene un impacto directo en su salario neto: se trata del Modelo 145, el documento mediante el cual cada empleado comunica a su empresa su situación personal y familiar para que esta pueda aplicar la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Este modelo no se entrega a la Agencia Tributaria, sino directamente al pagador —normalmente el empleador—, y es imprescindible para que las retenciones mensuales se ajusten a la realidad de cada trabajador. Su correcta presentación evita sorpresas tanto durante el año como en la declaración de la renta.
¿Qué implica completar el Modelo 145?
El formulario recoge tres grandes bloques de información:
- Datos personales como nombre, apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Circunstancias familiares (estado civil, número de hijos o dependientes, reconocimientos de discapacidad).
- Elementos clave para calcular retenciones, como cargas familiares o deducciones vinculadas a la vivienda habitual.
Cada una de estas secciones influye en el porcentaje de IRPF que la empresa retiene a lo largo del año; un error o una omisión pueden traducirse en un salario neto más alto o más bajo de lo que corresponde.
Plazos y actualizaciones
El Modelo 145 debe presentarse, por regla general, antes del inicio de cada año natural o al comenzar una nueva relación laboral. Pero no termina ahí: siempre que haya un cambio significativo en la vida del trabajador —como el nacimiento de un hijo o una modificación en su estado civil— debe remitirse de nuevo a la empresa lo antes posible para que las retenciones se ajusten a la nueva realidad.
Es importante subrayar que este documento no se presenta ante Hacienda, sino que queda a disposición de la empresa para su propio cálculo interno y, en su caso, para ser exhibido ante la Agencia en un eventual requerimiento.
Riesgos de no presentarlo
No entregar el Modelo 145 —o hacerlo con datos inexactos— puede tener consecuencias económicas. Si la retención aplicada resulta inferior a la que corresponde por errores en la información, el trabajador podría enfrentarse a sanciones significativas y a regularizaciones posteriores.
Por ese motivo, los asesores laborales suelen recomendar a los trabajadores que mantengan siempre actualizado este documento, revisándolo y presentándolo cada vez que su situación personal o familiar sufra variaciones relevantes.